Beta UX Output Management und Archiv
Unsere neue Output Management und Archiv Suite Beta UX 4.4. liegt ab sofort in einer neuen Version vor. Zahlreiche Kundenwünsche und -Anregungen haben wir dazu in den vergangenen Monaten aufgenommen und sorgfältig ausgewertet. Eingeflossen sind sie in Release 4.4. Das Arbeiten mit Dokumenten in der Beta UX Suite wird dadurch noch komfortabler und sicherer.
Viele neue Funktionen erleichtern die Bedienung von Beta UX 4.4.
- Eine optimierte hierarchische Struktur für ein einfaches DMS
- zusätzliche Kommandos für transparente Datenauswertung,
- granulare Prioritätensteuerung beim Massen-Druck von Dokumenten,
- neue Notiz-Typen und AES-Verschlüsselung,
dies sind die Highlights von Beta UX 4.4 Dokumentenmanagement-Suite in aller Kürze. Was verbirgt sich im Einzelnen dahinter?
Die neue Windows-Explorer-artige hierarchische Struktur gehörte zu den Hauptwünschen unserer Kunden.
Der Anwender kann darin (AFP/Mainframe-) Listen und Dokumente bei der Verschlagwortung einordnen und nach ihnen suchen. So hat er eine komplette Aktenübersicht zur besseren Vorgangsbearbeitung. Die neue Struktur erleichtert auch Gelegenheitsnutzern den Zugriff auf Dokumente erheblich. Sie lässt sich zusätzlich individuell nach Vorgängen und Personen gestalten, und zwar in allen Komponenten der Beta UX 4.4 Suite, also auch für Logfiles im LogMaster.
Neue Output Management Funktionen zur Steuerung von Druckprioritäten
Wir erlauben mit dem neuen Release außerdem eine feingranulare Steuerung von Druckprioritäten für verschiedene Abteilungen, sowohl beim manuell angestoßenen wie beim Batchdruck.
Besonders dringliche Dokumente können der normalen Produktion – die maximal zwei Prioritäten nutzt – vorgezogen werden. Damit kann die Produktion adhoc auf den Bedarf an Ausdrucken/Nachdrucken reagieren.
Neue Fuktionen für das Kommando-Interface
Das Kommandointerface hat unsere Entwicklungsabteilung um fünf neue Kommandos erweitert, die insbesondere Datenbank-Abfragen und die Datenauswertung transparenter und schneller machen. Der Anteil an in Beta UX 4.4. eingebundenen Prozessen, die sich automatisieren lassen, wird dadurch erhöht. Zur Dokumentauswahl steht in Beta UX 4.4. künftig der LToken als eindeutige, technische Dokument-ID für Suchabfragen zur Verfügung. In Fällen, bei denen die Dokument-ID bekannt ist, weil sie etwa im Logfile ausgegeben wird, kann der Anwender schnell und sicher auf das betreffende Dokument zugreifen.
DMS Fuktionen – erweiterte Notiztypen und Verschlüsselung
Release 4.4 bietet auch neue Typen von Notizen – Thumbnail, Signatur -, um Vorschaubilder und compliancerelevante Informationen zu verwalten. Darüber hinaus lassen sich diese wie jetzt auch Textnotizen auf Dokumentebene nutzen, also ohne das Dokument zu öffnen. Mit Dokument-ergänzenden Sidefiles können Daten beim Einlesevorgang aus MS-Office-Dokumenten ausgewertet und im Sidefile ein Index für das Hauptdokument hinterlegt werden.
Durch die Verschlüsselung nach dem AES-Encryption-Standard schließlich haben wir die Sicherheit bei der Datenübertragung nochmals erhöht. Last but noch least: Beta UX 4.4 erlaubt die Ausgabe von Dokumenten in UTF-8 buxtxt2u.exe – wichtig für international agierende Unternehmen, die dadurch auch nach Indizes in japanischer und arabischer Schrift suchen können. Damit kommen wir dem zunehmenden internationalen Einsatz der Suite in diesen Sprachgebieten entgegen.