Projekt ZERO Papier spart 50% des Druckvolumens ein

Kosteneinsparungen von über 50% und eine verbesserte Ökobilanz durch Reduzierung des Druckvolumens – eine Bank setzt auf die Output Management Lösung von Beta Systems.

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Noch im Jahr 2012 druckte eine große europäische Bank für den internen und externen Gebrauch rund 7,5 Millionen A4-Seiten auf seinen Mainframe-Druckern – das entspricht einem täglichen Output von 34.000 Seiten. Das Druckaufkommen erreichte in Spitzenzeiten 70 Seiten pro Minute, somit waren die Drucker das ganze Jahr über ständig im Einsatz.

Die Bank rief ein Dokumentenmanagement-Projekt ins Leben, um Massenausdrucke von Listendaten im Mainframe-System zu reduzieren, dadurch die Druckkosten zu verringern und gleichzeitig seine Ökobilanz zu verbessern.

Das mit der Projektleitung betraute Team entschied sich, die gesetzten Ziele mit Hilfe einer Output Management-Lösung von Beta Systems umzusetzen. Seitdem dient Beta 93 als Tool für das Output Management. Das zentrale Archivierungssystem wird auf z/OS betrieben, unterstützt aber auch weitere Betriebssysteme.

Die Lösung sammelt die auf den unterschiedlichen Plattformen generierten Dokumente, teilt sie auf bzw. kombiniert sie neu und verteilt sie anschließend. Die Benutzer können alle Dokumente im Webbrowser über den Beta Web Enabler online recherchieren, anzeigen und erneut ausgeben lassen. Der Startschuss für das Projekt fiel in 2013, im Q1 2014 wurde die Lösung produktiv geschaltet.

Die vier Kernphasen

In der ersten Projektphase galt es, das Gesamtvolumen der Listen zu reduzieren. Alle als obsolet identifizierten Listen wurden aus dem System entfernt.

Danach wurden Änderungsmanagement- und Kommunikationsprozesse eingeführt, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Eine interne Kommunikationskampagne wurde lanciert, um die Endbenutzer zu informieren. Dabei ging es darum, das Unternehmensziel – weniger Massendrucke – zu erläutern und die Einzelheiten des Projekts darzulegen. Sämtliche internen Organisationen waren betroffen – insgesamt über 100 Abteilungen und 800 lokale Zweigstellen. Im Rahmen des Projekts erarbeitete das Projektteam Schulungen, verfasste Handbücher und richtete einen Helpdesk ein. Während des Projektes wurde ein Support-Team etabliert, das sich um Sicherheits- und Zugriffsaspekte des Systems kümmerte.

Beta 93 wurde erstmalig im April 2013 in Betrieb genommen. Zunächst wurden Ausdrucke via Mainframe fortgeführt, um den Übergang zum papierlosen Betrieb zu erleichtern.

Die letzte Projektphase umfasste Konsolidierungsaufgaben. Die Mainframe-Drucker wurden außer Betrieb genommen und eine abschließende Kommunikationskampagne informierte die Belegschaft über den endgültigen Stopp sämtlicher Ausdrucke über das Mainframe-System.

Zahlen und Fakten

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Gewinn durch schnelle Informationen: Nicht bezifferbar!

In der ersten Phase wurde die Zahl der gedruckten Listen halbiert. Das Volumen sank von 7,5 Millionen Seiten in 2012 auf 4 Millionen Seiten in 2013. Das entspricht einer Reduzierung um 53%. Jedes nicht gedruckte Blatt Papier wirkt sich auch positiv auf die Ökobilanz des Unternehmens und den CO²-Footprint aus. Die Beta Systems Output Management-Lösung konnte so sämtliche Anforderungen der Bank erfüllen.

Rund 500 Benutzer führen täglich mehr als 2.000 Dokumentsuchen und 3.500 Ansichten über die Online-Schnittstelle aus. Ca. 5.600 Listen und 11.000 Berichte werden somit von den Benutzern täglich generiert. Beta 93 teilt jährlich 1.400.000 Listen in 3.900.000 Berichte auf, die an 1.775 Empfänger verteilt werden (Abteilungen, Zweigstellen usw.).

Ein Blick auf den jährlichen Verbrauch pro Benutzer und andere Faktoren macht den Nutzen des Projekts deutlich. Im Jahr 2012 druckte jeder Benutzer durchschnittlich 1.875 Seiten pro Jahr aus. Heute ersetzt die Beta Web Enabler-Schnittstelle die Ausdrucke, indem sie die Online-Anzeige der Daten ermöglicht. Jeder Benutzer sichtet jährlich durchschnittlich 975 Berichte online.

 

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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