Output Management klingt auf Anhieb wenig sexy. Das Thema gewinnt jedoch an Qualität und Anspruch und darin stecken große Kostenspar-Potenziale.

Sie auszunützen, darüber kann sich auch das C-Level-Management – das für OM in der Regel zuständig ist – profilieren.

Internet of Things, Cloud und Big Data, darum muss sich ein Unternehmen kümmern, klar. Doch diesseits aller Trends gibt es immer noch „Brot und Butter“-Themen, die ebenso erhebliche Auswirkung auf die Qualität und Kosten des Kerngeschäfts haben. Wie das Output-Management: Organisationen mit einem hohen Dokumenten-Output müssen etwa dafür sorgen, dass vielfältige Informationen –  Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Kundenbriefe – intern wie extern richtig erzeugt, verteilt, und revisionssicher archiviert werden.

Alle C-Level-Manager wissen, wovon die Rede ist, denn ihnen obliegt es in der Regel, in diesem Bereich die richtige Lösung zu finden.

So glänzen wie beim Entwurf einer großen Big-Data-Strategie kann man dabei vielleicht nicht. Und doch liegt hier ein signifikanter Hebel für ein kundenorientiertes Arbeiten, sichere Geschäftsprozesse und die Einsparung von Kosten.

Output Management wird anspruchsvoller

Print, Web, Mobile und Social Media sorgen dafür, dass die Kanäle des Output Managements immer weiter ausfransen. So gewinnt das Thema an Qualität und Anspruch. Alle Empfänger müssen adäquat und zielgruppengerecht bedient werden. Moderne Output-Management-Systeme müssen deshalb heute eine Vielzahl verschiedener Datenformate verarbeiten, bündeln und ausgeben können.

Hierbei ist es zu mindestens für lange am Markt befindliche Großunternehmen wichtig, jahrzehntelang am Markt bestehende Output-Formate wie AFP ebenfalls weiterhin verarbeiten zu können, zumindest für die Recherche und Anzeige von Historiendaten.

Multi-Channel Output Management

Wichtig ist es ferner, die Korrektheit des Outputs über die verschiedenen Kanäle hinweg sicherzustellen. Fehlen der Abgleich von Datenquellen untereinander und ihr finaler Abgleich mit dem Datenoutput, kann das ernsthafte Folgen haben, in monetärer Hinsicht, aber auch was das Image der gesamten Organisation angeht. Denn gerade im Finanzdienstleistungsbereich kann die Ausgabe von falschen Daten beispielsweise auf Kontoauszügen große Kreise in der Presse ziehen. Heißt: Die Definition und Umsetzung von Prüfroutinen vor der Ausgabe des Outputs müssen im C-Level-Management ganz oben auf der Agenda stehen.

Die Kontrolle des Outputs über die verschiedenen Kanäle hinweg führt weiter zum Thema Datensicherheit. Auch hier gibt es genug Beispiele, bei denen große Firmen negativ in der Presse auftauchten, weil vertraulicher Output gehackt und somit öffentlich zugänglich war. Für Datensicherheit zu sorgen, ist wiederum gerade für die Finanzbranche überlebenswichtig. Ein zu sorgloser Umgang mit Nutzerrechten und Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Informationen entscheidet unter Umständen über das Ansehen eines ganzen Landes als Bankenstandort. Vor dem Hintergrund einer steigenden Quantität des Outputs und Zunahme der Output-Kanäle werden die Anforderungen an das Output-Management, hier für Kontrolle und Zugriffssicherheit zu sorgen, künftig noch weiter ansteigen.

Kosten, Kosten…

Im Output Management liegen erkleckliche Einsparpotentiale. Durch Verlagerung der internen wie externen Kommunikation auf Digitalkanäle können Sie ganz klassisch Druck-, Versand- und Verteilkosten sparen. Zeigen Sie interne Reports / Listen beispielsweise nur noch über Web-Viewer an! Rechnungen, die nur noch digital verschickt werden, DAX-Konzerne, die elektronisch zu Hauptversammlungen einladen – dies sind bereits heute praktisch gelebte Fälle von modernem Output Management in der externen Kommunikation.

Kosten senken lassen sich weiterhin auch durch die Wahl des richtigen Speichermediums für die Archivierung in Abhängigkeit vom Alter des Outputs.

Weiterhin werden Funktionen für eine intelligente Volltextsuche über den Gesamtoutput immer wichtiger. In der schnelllebigen Web-/Mobile-Welt erwartet der Kunde performante und weit zurückreichende Volltextsuchen mit einer schnellen und transparenten Anzeige der Ergebnisse. Dies kann nur durch ein „Fitmachen“ der Back-End-Infrastruktur erreicht werden. Machen Sie als C-Manager also ihr Output-Management fit für die heutigen Anforderungen. Auf der Bilanz wird es sich schon bald bemerkbar machen und die Geschäftsleitung wird es Ihnen danken.

Einsparpotential aus der Praxis:

Bank spart 1,4 Mio. EUR.

Kosteneinsparungen von über 50% und eine verbesserte Ökobilanz durch Reduzierung des Druckvolumens – eine Bank setzt auf die Output Management Lösung von Beta Systems

Projekt ZERO Papier spart 50% des Druckvolumens ein