Mit Output Management alle Datenquellen in einem System bündeln

Listen, Kundenbriefe, Kontoauszüge oder sonstige Output-Daten erzeugen beispielweise Banken heute nach wie vor im Mainframe-Umfeld. Das heißt, die Drucksachen stammen hauptsächlich aus Batch-Verarbeitungsläufen. Dort, beim Massendruck im Hostbereich, ist AFP das Standardformat. Weil es auf dem Host keine Möglichkeit gibt, AFP-Datenströme WYSIWYG (what you see is what you get) darzustellen, sind riesige Mengen an Papieroutput nötig. Features wie das flexible Einmischen von Bilddateien oder variablen Textbestandteilen in den Druckoutput lassen sich unter AFP zudem nur unter verhältnismäßig großem Aufwand realisieren.

Welche Formate für Output Management nuzten?

Mit PDF bzw. PDF/A steht heute ein modernes Outputformat für die flexible Gestaltung formulargestützter Ausdrucke zur Verfügung. Diese lassen sich darüber weit flexibler und personalisierter gestalten als mit herkömmlichen AFP-Mitteln. Moderne Drucklösungen unterstützen daher ebenso PDF/A wie PCL, PostScript und AFP als vollwertige Eingangsdatenformate. Sie zerlegen alle eingehenden Druckda­ten-Formate individuell und inhaltsbezogen, bündeln sie mit anderen Dokumenten und verteilen sie über verschiedenste Ausgabekanäle. Sie erfassen die Dokumenten­inhalte, indizieren sie und nutzen diese Informationen für die weitere Dokumentenverarbeitung.

Eine Drucklösung besteht daher üblicherweise aus mehreren Komponenten: dem Output-Management-System, Formulardesigner-Tools, einem Konverter (für PDF-AFP-Umwandlungen) und einem Tool für die Webdarstellung – die technische Basis für einen brei­ten Zugriff auf Listen und Dokumente für alle Beschäftigten. Das Output-Management-System wird in diesem Zusammenspiel als Verteilsystem und Lang­zeitarchiv genutzt. Da immer mehr Anwendungen heute vom Großrechner auf offene Plattformen transferiert werden, ist es wichtig, dass das System plattformunabhängig arbeitet und Druckoutput aus beliebigen Datenquallen bündelt und weiterleitet. Gerade aus SAP z.B. resultiert regelmäßig ein sehr hohes Druckvolumen.

Den Host-Output bereitet die Drucklösung zunächst bezüglich Layout und Format für den jeweiligen Ausgabekanal auf, das bedeutet er wird zielgruppengerecht gestaltet und personalisiert verteilt. Dies kann ein herkömmlicher Druckvorgang sein, die Erzeugung eines PDFs oder eine E-Mail mit angehängtem PDF. Als synchroner Kanal wird für jedes der gewählten Ausgabeformate automatisch das Archiv angesteuert. So wird jeglicher Output in genau der Form im elektronischen Archivsystem abgelegt, in welcher dieser den Kunden erreicht.

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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