Mehr drucken ja – aber digital!

Output & Archiv Lösungen von Beta SystemsDer Papierverbrauch großer Organisationen wie Banken, Versicherungen oder Rechenzentren ist für den Normalbürger heute gar nicht mehr vorstellbar: Knapp 10 Millionen A4-Seiten werden jährlich im Host-Massendruck erstellt. Tagesvolumina von 40.000 Seiten sind dort ganz übliche Mengen, was nicht gerade vorteilhaft für die Ökobilanz ist. Und der Druckbedarf nimmt stetig zu. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, weiterhin reichhaltigen Output zu produzieren und den eigenen CO²-Fußabdruck dabei sogar noch zu verkleinern – mit modernen Output-Management-Systemen, die den Druckoutput grundsätzlich anders aufbereiten: digital, personalisiert und zentralisiert, ob aus Host-Systemen oder der Serverwelt.

Kaum ein Geschäftsprozess kommt ohne Dokumente aus. „Klemmt“ es bei deren Ausgabe – sei es, weil ein Ausdruck fehlt oder der Papierschacht leer ist –, sind mitunter komplette Produktionsläufe zu wiederholen. Dies zu verhindern ist die Aufgabe von Output-Management-Systemen. Sie bereiten komplexe Datenströme aus Fachanwendungen benutzerfreundlich auf und sorgen dafür, dass diese ihren Weg zielgenau finden. Dabei koordinieren sie den Weg zwischen Anwendungs-Output, Druck, Speichermedium und Endanwender und gewährleisten eine unterbrechungslose Abnahme und Sicherung von Druckdaten.

Weniger drucken dafür mehr Dokumentenzugriff per Web

Bei der Darstellung des Druckoutputs hat sich durch Fortschreiten der Webtechnologie in den letzten Jahren viel getan. Darin liegt der wesentliche Grund, dass sich in Unternehmen, die solche Technologie einsetzen, die Menge der tatsächlich ausgedruckten Dokumente inzwischen deutlich verringert hat – trotz nach wie vor hohen Outputs. Über Frontends wie den Web Enabler von Beta Systems können Unternehmen ihren Beschäftigten und Kunden einen unternehmensweiten und anwendungs­freundlichen Zugriff auf die verschiedenen hostbasierten Daten­quellen ermöglichen. Nutzer können AFP-Dokumente sofort nach der Erstellung WYSIWYG ansehen und dabei vielfältige Suchfunktionen nutzen. So zum Beispiel werden Kontoaus­züge einer Bank für den Anwender erst vernünftig lesbar. Listen lassen sich in einer modernen Oberfläche öffnen und bearbeiten. Man kann Notizen anbringen, Listen als Excel- oder Textdokument herunterladen oder in das PDF-Format umwandeln.Dies verkürzt den Zyklus der Entwicklungszeit für neue Dokumente drastisch.

Viel Einsparungspotential durch Web-GUI

Viel Einsparungspotential durch Web-GUIEine große Versicherung zum Beispiel hat dank der Möglichkeit dieser Darstellung innerhalb von zwei Jahren 15 Millionen Seiten nicht ausgedruckt. Beschäftigte aus den Fachbereichen können Versicherungsverträge einsehen und in Listen recherchieren, welcher Agent welche Verträge wann mit welchen Summen abgeschlossen hat. Die dadurch entstehenden Kosten- und Zeitvorteile lassen sich leicht an einer Hand ausrechnen. Eine große Bank wiederum hat ein Dokumentenmanagement-Projekt ins Leben gerufen, um Massenausdrucke von Listendaten im Mainframe-System zu reduzieren und Druckkosten zu sparen. Bereits innerhalb des ersten Jahres wurde die Zahl der gedruckten Listen nahezu halbiert, von 7,5 auf 4 Millionen Seiten. Jedes nicht gedruckte Blatt Papier wirkt sich dabei positiv auf die Ökobilanz des Unternehmens und den CO²-Fußabdruck aus – ein wichtiger Baustein in dem Engagement vieler Unternehmen, ihre Strategie und Produktentwicklung zunehmend am Klimaschutz zu orientieren.

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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