„Is mir egal“ – Druckkosten auf allen Plattformen einsparen

Optimierter Massendruck fuer KommunenDer BVG-Song “Is’ mir egal” geistert ja als virales Paradestück schon seit längerem durchs Netz. Übertragen auf Beta Systems könnte man sagen: Egal unter welcher Plattform unsere Kunden ihren Anwendungen zu laufen haben –  Mainframe- oder Server –  sie optimieren mit Beta-Systems-Lösungen in jedem Fall ihren Druck-Output.

Die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm ist dafür ein ideales Beispiel. Als Kommunales Gebietsrechenzentrum bezieht sie Softwareprogramme von der Datenzentrale Baden-Württemberg, installiert und passt diese auf der eigenen IT-Infrastruktur an. Die Funktionalität der Fachverfahren stellt sie anschließend ihren 364 angeschlossenen Kommunen und Kreisverwaltungen in 13 Landkreisen des östlichen Baden-Württemberg zur Verfügung und übernimmt die komplette Datenverwaltung – Ausdrucken und Kuvertierung von Massendrucksachen inklusive.

Von 9 auf 3 Millionen Druckseiten

Schon zu Mainframe-Zeiten konnte der IT-Dienstleister sein Druckaufkommen durch Beta 93 und den Beta Web Enabler innerhalb weniger Jahre von 9,5 auf 3,2 Millionen Host-Einzelblattausdrucke reduzieren, das der Endlosausdrucke sogar von 18 auf 7 Millionen.

Die strenge Ausrichtung auf ausschließlich den Mainframe gilt im Bereich öffentlicher IT-Infrastruktur mittlerweile als überholt. So liefert die Datenzentrale Baden-Württemberg die meisten Anwendungen heute als Java-Applikation für den Betrieb auf Unix/Linux- bzw. Microsoft-Servern aus, klassische Cobol- und Assembler-Anwendungen sind auf dem Rückzug. Seit 2012 reduzierte die KIRU daher ihre Anwendungen auf dem Mainframe sukzessive.

Am 18. Dezember 2015 tat der Großrechner seinen letzten Atemzug, inzwischen laufen 60 Prozent der Systeme auf Windows-, der Rest auf Linux-Basis.

Migration des Output-Management-Systems im laufenden Betrieb

Weil sich Beta 93 im Mainframe-Umfeld gut bewährt hatte, setzte man auch in der Serverwelt beim Output Management auf die Unix/Linux-Variante Beta UX. Die Migration von Beta 93 auf Beta UX lief zwei Jahre parallel zum laufenden Betrieb. Die Listen und Reports aller neuen Anwendungen auf Client/Server-Basis gehen nun in das neue Output-Management-System ein, in 2015 waren es 60 Millionen Ausgangsdokumente.

Beta UX ist dem Rechenzentrum im technischen Betrieb eine wesentliche Hilfe, indem es Listen separiert, bündelt und Druckstapel optimiert.

Im Februar 2016, kurz vor der anstehenden Landtagswahl, gingen in Beta UX innerhalb weniger Tage vier Millionen Wahlbescheide ein, als Liste sowie als Report im AFP-Format. Das Output-Management-System nahm eine Paketierung der Bescheide in rund 40 Mandanten mit jeweils 2,5 Gigabyte vor.

Web Enabler als Visualisierungstool

Über den Beta Web Enabler erhielten die Bearbeiter in den Kommunalverwaltungen die Möglichkeit, die Ausdrucke einzusehen und auf eventuelle Fehler zu prüfen. Prüfungen dieser Art finden indes nicht bei jedem Ausdruck statt, sondern in der Regel nur bei Sonderläufen, wie eben Wahlbenachrichtigungen oder auch Veranlagungsbescheiden.

Als Visualisierungstool versetzt der Beta Web Enabler die KIRU in die Lage, mit einfachen Mitteln und unter Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften verschiedenen Nutzergruppen Inhalte zur Verfügung zu stellen, die nur sie sehen dürfen. In Beta UX kann das KIRU die Berechtigungsstruktur jedes Amtes abbilden. 2.500 einzelne Benutzer sind im Output- Management-System für den Zugriff über den Web Enabler definiert, welche die Listen auch parallel einsehen können. Es gibt kleine Kommunen mit nur drei Sachbearbeitern, die über den Web Enabler in fast alle Anwendungen einsehen dürfen.

Druckkosten eingespart: keine Fehldrucke mehr durch Vorab-Kontrolle

Mittels einer solchen Überwachung der Produktion durch den Kunden lassen sich Fehldrucke vermeiden, da es erst nach der Vier-Augen-Kontrolle in die Druck- und Kuvertierstraße am Rechenzentrumsstandort Ulm geht. In der Praxis heißt das: Früher wurden Bescheide gleich gedruckt und an den Kunden verschickt. Hatte ein Sachbearbeiter für die Berechnung falsche Gebühren eingetragen, konnte die KIRU die Bescheide gleich wieder einstampfen. Weil die Sachbearbeiter nun über den Web Enabler Zugriff auf den Output aus den Fachverfahren haben, spart der Dienstleister hohe Druck- und Papierkosten – jährlich zig Millionen Papierseiten müssen auf diese Weise nicht ausgedruckt bzw. verschickt werden.

Die Kostenersparnis aus dem sinkenden Druckvolumen kann der IT-Dienstleister an seine Kunden in Form konstanter Gebühren weitergeben. So optimiert die KIRU mit unseren Produkten nicht nur ihren Rechenzentrumsbetrieb im Bereich der Druckaufbereitung, sondern ermöglicht den Kommunen auch einen zeitgemäßen Zugriff auf ihre Dokumente im Sinne von E-Government.

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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