HP Deutschland nutzt die ePersonalakte von LDMS

HP-largeKomplette Personalprozesse an einen Service-Dienstleister auszulagern, darauf setzen heute immer mehr – insbesondere große – Verwaltungen und Unternehmen. Allein in Deutschland nutzen >750 öffentliche und private Kunden die Dienste der Hewlett-Packard GmbH. HP positioniert sich im HR-Markt als «Full BPO Services Provider» mit Fokus auf Entgeltabrechnung, Reisekosten sowie Finance & Accounting. Lesen Sie in dem ausführlichen Artikel wie LDMS, SAP und KIDICAP zusammenarbeiten.

Mit 8 Mio. Gehaltsabrechnungen und über 1 Mio. Transaktionen in der Nebenbuchhaltung ist das Unternehmen in Deutschland führend im Bereich der HR-Systeme SAP ERP HCM und KIDICAP. Solch große Servicevolumen lassen sich nur durch eine harmonisierte Applikationslandschaft und standardisierte, automatisierte Prozesse managen – Factory-Ansatz nennt HP dies. In dieser BPO HR Factory spielt die elektronische Personalakte LDMS/p von SI Software Innovation, einem Unternehmen der BETA Systems Group, eine tragende Rolle. 99% der HP-Mandanten nutzen den Service bereits und greifen über das Portal auf elektronisch archivierte Personalunterlagen zu. Ihr Druckoutput hat sich damit um über 50% reduziert und die Suche und Bearbeitung von Dokumenten funktionieren heute schnell und komfortabel.

Business Process Outsourcing ist eine der großen Säulen im Enterprise Services Portfolio von Hewlett Packard. Eine wachsende Rolle im BPO-Sektor spielt der Bereich HR/Payroll. Hewlett-Packard Deutschland hat ihn in die zwei Segmente Public und Private gegliedert. Beide Zielgruppen werden nach dem best-of-breed-Ansatz mit der jeweils passendsten Lösung bedient: Öffentlichen Verwaltungen stellt HP die marktführende Personalsoftware KIDICAP des Herstellers GIP zur Verfügung, die HR-Vorgänge des privaten Sektors werden ausschließlich mit SAP ERP HCM bearbeitet.

Zentrale Akten- und Archivlösung für KIDICAP und SAP ERP HCM

Aus jedem HR-System heraus entstehen Informationen, die für verschiedene Ausgangskanäle aufbereitet sowie anschließend archiviert werden müssen. Hewlett-Packard Deutschland arbeitet hier schon seit 2003 mit dem Produkt LDMS der SI Software Innovation GmbH, einer 100%igen Tochtergesellschaft der Beta Systems Software AG. Die Software dient als zentrale Archiv- und Outputmanagementlösung für alle im HR-Umfeld entstehenden Listen und Dokumente. Grund für die Einführung waren damals die neuen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz GDPdU), nach denen originär elektronisch entstandene steuerpflichtige Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren vorgehalten werden müssen. Bis dahin übermittelte HP seinen Mandanten alle Dokumente, die aus dem HR-Umfeld heraus entstanden, auf CD gebrannt sowie zusätzlich für die Archivierung vor Ort in Papierform; Job-Log-Listen wurden in einer Dritt-Anwendung direkt bei HP gespeichert. Die Einführung von LDMS hat vor allem für die Mandanten eine deutliche Erleichterung gebracht. Als zentrale Akten- und Archivlösung ermöglicht LDMS heute einen schnellen und komfortablen Zugriff auf alle benötigten HR-Dokumente und sorgt für deren revisionssichere Archivierung nach steuerrechtlichen Vorschriften.

«Die Zusammenarbeit mit SI bzw. Beta Systems war von Beginn an sehr harmonisch», sagt Reinhard Diekmann, Abteilungsleiter BPO HR der Hewlett-Packard GmbH. Entscheidend neben diesen weichen Faktoren waren natürlich die Produkteigenschaften der Software: «LDMS verfügt über eine funktionsreiche Benutzeroberfläche, die sich in ihrer Einfachheit und Übersichtlichkeit vor allem für Endverbraucher eignet, also die Beschäftigten unserer Mandanten, die mit elektronischen Personaldokumenten arbeiten müssen», so Reinhard Diekmann. Das LDMS-Frontend wurde zudem in Java programmiert und korrespondierte gut mit KIDICAP-View, dem ebenso vorhandenen Java Client des KIDICAP-Herstellers GIP GmbH.

320.000 Personalfälle über das Portal im Zugriff

Innerhalb von nur sechs Wochen installierte das SI-Team die LDMS-Software auf den Servern der BPO HR Unit von Hewlett-Packard Deutschland – zunächst für KIDICAP, und im zweiten Schritt wurde dann auch das bisherige Archiv für SAP ERP HCM durch LDMS ersetzt. Inzwischen sind 320.000 Personalfälle und acht Mio. Gehaltsabrechnungen von insgesamt >750 Unternehmen und Verwaltungen in LDMS abgelegt. Gabriele Siebe, Projektleiterin BPO HR Public bei Hewlett-Packard Deutschland, stellt fest, dass die Mandanten immer weniger drucken und dank des LDMS Archives immer stärker in Richtung papierloses Büro gehen. Über 50% ihres Druckoutputs sparen die Kunden im Durchschnitt bereits ein. Denn sie merken, wie zuverlässig und bedienerfreundlich das System ist und dass es deshalb immer seltener notwendig ist, Dokumente auszudrucken.

Gute Selektionsmöglichkeiten bei der Dokumentensuche

Die Mandanten nutzen die ePersonalakte und das LDMSArchiv über das HP-Portal. Dort gelangen sie über einen Link zum Beta Business Client und werden über eine gesicherte VPN-Standleitung mit dem Archiv verbunden. Alle Anwender können jederzeit und von überall auf LDMS zugreifen, haben ihre Dokumente wesentlich schneller im Zugriff als dies mit der Papierakte möglich wäre und können sie nach beliebigen Kriterien durchsuchen. «Vor allem die Dokumentensuche ist in LDMS durch die sehr detaillierten Selektionsmöglichkeiten gut gelöst», findet Svenja Sökefeld, Projektmanagerin und Beraterin bei HP – ein Feedback, dass HP auch von seinen Mandanten erhält. Das Rechtekonzept der ePersonalakte wird grundsätzlich über die darüber liegende HR-Anwendung gesteuert, also SAP ERP HCM oder KIDICAP. Es ermöglicht auf der Aktenebene einen fein abgestuften Zugriff auf Personaldokumente und weitere Unterlagen, die im LDMS-Archiv gespeichert sind. Dazu gehören auch die von einem Sachbearbeiter freizugebenden Zahlungsverkehrsdokumente wie der Magnetbandbegleitzettel oder Auftragsscheine zwischen dem Kunden und HP. Es lassen sich auch Teilbereiche der Akten freischalten, etwa dass Manager nur die Dokumente des von ihnen betreuten Mitarbeiterkreises einsehen dürfen. Die Mandanten von HP legen in der ePersonalakte alle personalrelevanten Dokumente ab. In die Vergütungsakte gehen die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente ein: Gehaltsabrechnungen, Meldungen für die betrieblichen Zusatzversorgungskassen, DEÜV- und Steuermeldungen und das Jahreslohnkonto. Ferner nimmt das System abrechnungsrelevante Listen für die Buchhaltung oder Warnungslisten auf.

«LDMS bietet hier vielseitige Möglichkeiten des Zugriffs und der Bearbeitung», sagt Svenja Sökefeld, « bei den Warnungslisten zum Beispiel kann der Nutzer Eingabefehler oder Programmhinweise in den Listen abhaken, so dass dort eine sehr papiernahe Bearbeitung weiterhin möglich ist. Oder er kann über die Recherchetools von LDMS sehr einfach seitenlange Listen nach bestimmten verknüpfbaren Kriterien durchsuchen.»

So braucht sich der Mandant letztlich nur noch die Dokumente zuschicken lassen, die er seinen Beschäftigten unbedingt aushändigen muss.

HP scannt auch Belege für Mandanten ein

Als ganzheitlicher Dienstleister übernimmt HP für seine Mandanten nicht nur die Erzeugung und Bereitstellung von Dokumenten, sondern kümmert sich auch um das Einbringen personalrelevanter Unterlagen. Für die Reisekostenabrechnung kann der Mandant zum Beispiel seine Belege gesammelt an das BPO-Team von HP Deutschland schicken. Von Frankfurt/Main aus fährt zweimal täglich ein Kurier in das Shared Service Center Wroclaw, wo die Belege gescannt und im Archiv eingestellt werden.

HR-Add-ons von KIDICAP für SAP ERP HCM nutzen

«Es ist unsere Strategie», sagt Reinhard Diekmann, «dass wir für unsere Basissysteme SAP ERP HCM und KIDICAP immer mehr Add-ons wechselseitig nutzen, die früher nur für einen der beiden Sektoren zur Verfügung standen.» Den Anfang machten dabei die Nutzung des HP-eigenen Portals für SAP ERP HCM User und die Ablösung des SAP-Archivs durch LDMS. Weitere Tools sind die Reisekostenabrechnung PTravel der GIP GmbH, das eigenentwickelte Employee Self Service (ESS)-Tool, ein internes Kontrollsystem sowie verschiedene Reporting-Werkzeuge. Abhängig von der Art des Add-ons werden Daten und Dokumente aus LDMS weitergeleitet oder von anderen Anwendungen in LDMS gespeichert und dem Mandanten elektronisch zur Verfügung gestellt. Dafür müssen sie entsprechend aufbereitet und angepasst werden – Aufgaben, die das HP-Team in enger Zusammenarbeit mit Beta Systems realisiert.

Die Adaption von genutzten Zusatzprodukten für KIDICAP auch für SAP-Kunden ist dabei die Regel. Aber auch den umgekehrten Weg ist HP schon gegangen und hat seinen KIDICAP-Usern eine Anwendung für z.B. objektorientierte Dokumentenerzeugung zugänglich gemacht. Gabriele Siebe: «Eine Neuerung ist der LDMS-Connector, ein hilfreiches Tool, um KIDICAP im Hintergrund mit dem Archiv zu verbinden.

Wir bieten unseren Mandanten damit eine hoch integrative Lösung, in der sie einfach von einem Produkt zum anderen wechseln können, ohne sich jedes Mal eigens neu anmelden zu müssen.» Ein Beispiel: Tätigt der Personaler etwa im Abrechnungsprogramm eine Änderung, kann er ohne Umschweife im Archiv nachsehen, wie sich der Sachverhalt bei diesem Personalfall im letzten Monat darstellte. Sollte er bei Durchsicht der Gehaltsabrechnung feststellen, dass etwas fehlt oder falsch erfasst worden ist, kann er direkt das Abrechnungssystem öffnen und Nachträge sowie Änderungen vornehmen, ohne dass eine weitere Navigation im Gehaltsprogramm notwendig ist.

HP übernimmt ePersonalakten-Projekte standardmäßig im Factory-Ansatz

Seit der Einführung von LDMS treibt HP den Einsatz der Software stetig weiter voran. Dem Start als Listenarchiv folgte der Ausbau zur digitalen Vergütungs- und inzwischen ePersonalakte. Diese ist mittlerweile ein Selbstläufer: HP kann für seine Kunden dank LDMS-Technologie heute Personalakten-Projekte standardmäßig im Factory-Ansatz übernehmen und muss keine teuren Einzelprojekte mehr aufsetzen. Auch Job-Logs archiviert HP heute in LDMS und entwickelt den Aufbau von Workflow-Szenarios mit LDMS weiter. «Wir versuchen permanent, die neuesten Trends am Personalmarkt zu antizipieren und unseren Kunden dann die entsprechenden Produkte anzubieten», so Reinhard Diekmann. Letztes Ergebnis dieses Bestrebens ist die Android-basierte mobile Personalakte für Smartphones und Tablets. Diese ebenfalls in enger Zusammenarbeit mit der Beta Systems-Tochter SI Software Innovation GmbH entwickelte Lösung wurde dem Fachpublikum im September 2011 auf der Messe Zukunft Personal erstmals vorgestellt.

 

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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