Daten aus KIDICAP® mit LDMS archivieren

Kirchliche Rechenzentrum

Das Kirchliche Rechenzentrum Südwestdeutschland (KRZ-SWD) hat sich vor einigen Jahren entschlossen, die Lösung LDMS (Large Documents Management System) von SI Software Innovation GmbH einzuführen um Daten aus dem Personalabrechnungs-System zu archivieren.

Für LDMS wurde die bestehende IBM-Infrastruktur mit VM und VSE auf dem Mainframe, um das Betriebssystem z/OS erweitert.  Das Kerngeschäft des KRZ liegt im Betrieb von unternehmenskritischen Anwendungen auf verschiedenen technologischen Plattformen. Schwerpunkt ist dabei die Personalabrechnung mit KIDICAP® mit dem pro Monat mehr als 350.000 Personalabrechnungen für Kunden ausgeführt werden.

Das Kirchliche Rechenzentrum als IT-Dienstleister

Der Garant für die Stabilität der hauseigenen IT-Systeme sieht man vor allem in der konsequenten Nutzung der eingesetzten Rechnerplattformen von denen allerdings der IBM Mainframe eine tragende Rolle spielt, sowie in deren Kombination.

Das KRZ bietet vor allem in den Geschäftsfeldern Kirchliches Meldewesen, Finanzwesen, Kaufmännisches Rechnungswesen, Sozialwesen und Personalwesen moderne, auf die Bedürfnisse unserer Kunden angepasste Lösungen an. Wichtig dabei ist, dass immer ein komplettes Business Process Outsourcing (BPO) durch alle Fachbereiche hindurch ermöglicht wird. Dies betrifft besonders die Archivierung der relevanten Dokumente und Unterlagen.

Personalabrechnung mit LDMS

„In diesem Kontext haben wir in erster Linie nach einer Lösung für das Geschäftsfeld Personalwesen gesucht, bei der die revisionssichere Archivierung der relevanten Daten als auch die optimale Logistik des gedruckten Outputs ermöglicht wird.“ erinnert sich Adalbert Bayer – zuständiger Abteilungsleiter für Anwendungsentwicklung und einer der Initiatoren für die moderne LDMS Output Lösung.

Die gesuchte Lösung sollte auf den vorhandenen, bewährten Plattformen aufsetzen, nach Möglichkeit den IBM-Mainframe mit einbeziehen und die problemlose Aufnahme der Unterlagen und Ergebnislisten erlauben. Gerade diesen Anspruch konnte LDMS Large Documents Management System (LDMS) der Neustädter Softwareschmiede SI Software Innovation voll erfüllen.

Neben einem IBM-Mainframe, sind Robotersysteme mit insgesamt ca. 12.000 Gigabyte und eine Platteneinheiten über 2,4 TB im Einsatz.

 „Um LDMS einsetzen zu können, welches nur auf der Betriebssystemplattform z/OS läuft, haben wir uns entschieden zusätzlich z/OS anzuschaffen – das seitdem erfolgreich eingesetzt wird und praktisch als „Black Box“ mitläuft.“ erläutert Adalbert Bayer und ergänzt „Mit SI hatten wir einen erfolgreichen Partner gefunden, für den es kein Problem war, mit der Softwarelösung LDMS gleich auch die Implementierung des neuen Betriebssystemes z/OS mit zu übernehmen.“

LDMS ist nicht nur in der Lage, originär am Großrechner erzeugte Dokumente dort zu archivieren, wo sie entstehen, sondern es kann andere Systeme miteinander verbinden und Dokumente von beliebigen Plattformen wie z. B. UNIX, Windows u.v.m aufnehmen und verwalten. Die weitere Nutzung der vorhandenen Infrastruktur war damit gegeben.

Revisionssichere Archivierung

Mit der Einführung von LDMS war man in der Lage, die Ablösung der bisher eingesetzten veralteten Archivierungsverfahren in Angriff zu nehmen: So werden Daten nicht mehr auf CD-ROM und Mikrofiches archiviert, sondern in LDMS zur revisionssicheren Langzeitarchivierung ins Rechenzentrum übergeben, in das mehr als 800 Endbenutzer der verschiedenen Kunden mit LDMS Clients zu Recherchezwecken zugreifen..

Sehr zufrieden ist man im KRZ mit der Fähigkeit von LDMS, den Output archivierter Daten zu steuern. Auch in diesem Punkt ist eine Win-Win-Situation für den Druckdienstleister und seinen Kunden entstanden.

LDMS – Output Management

Durch die Online-Bereitstellung von Dokumenten wie Listen und Formularen aus dem Mainframe  gelangen Daten schneller und günstiger zum Anwender, der kostenintensive Papier-Druck konnte auf ein Minimum reduziert werden. Druckdatenströme werden nach Priorität elektronisch aufgetrennt – alle zeitkritischen Listen und Formulare werden im Druckprozess vorgezogen. Außerdem ist es nun möglich, z.B. Gehaltsunterlagen der Kunden direkt an die Endanwender zu versenden. In diesem Rahmen können auch Teilleistungen für die Deutsche Post AG übernommen werden und erhebliche Portorabatte erworben werden. Dies ist möglich, da LDMS eine Bündelung von Sendungen an gleiche Adressen vornimmt und elektronische Versandpläne mit XML erstellt.

Der Diözesancaritasverband Trier (ca. 4.300 Personalfälle) setzt das LDMS zur Archivierung der produzierten Listen und Daten und den Versand an die Kunden ein.

Der Evangelische Oberkirchenrat Stuttgart mit seinen 25.600 Personalfällen verwendet neben der Archivfunktionaltät von LDMS eine noch komplexere Steuerung des Versands der produzierten Listen und Daten. So findet nicht nur ein Versand an die Kunden der ZGASt statt, mit Hilfe von LDMS können die Dokumente nun auch direkt an den Arbeitgeber, die Dienstelle, den Drittempfänger, die Kassen-gemeinschaft oder den Buchungskreis versendet werden.

Fazit

Zusammenfassend ist festzustellen, dass LDMS eine Optimierung dokumentenbasierter Prozesse bewirkt hat. Daneben haben aber auch Einsparungen in den Bereichen Druck, Mikroverfilmung, Transport, Zwischenlagerung, Papierarchiv, Entsorgung usw. zu einer Steigerung der Produktivität beigetragen. Mit LDMS konnte für das KRZ-SWD ein deutlicher Mehrwert generiert werden, da viele Services in Richtung BPO komplettiert worden sind.

Weitere Steigerungen für die Zukunft sind zu erwarten, da mit LDMS nicht nur die Einbindung in Applikationen möglich ist, sondern auch in Portale: Dokumenten-basierte Prozesse werden somit zukünftig mit Internet-Technologie mit Websphere als Plattform realisiert werden.

Dank LDMS konnte ein – technisch und finanziell aufwändiger – Umstieg auf andere Plattformen vermieden werden. Die IBM-Infrastruktur innerhalb des KRZ  wurde gestärkt, Hardwareressourcen und Fachpersonal besser ausgelastet und der IBM-Mainframe ganz klar in die Mitte der RZ-IT gestellt.

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Bernhard Prüger
Ich bin in Wien geboren, lebe und arbeite mit meiner Familie seit vielen Jahren in der deutschen Bundeshauptstadt Berlin. Als Wirtschaftsinformatiker bin ich von der Faszination IT angezogen. Als Produkt Marketing Spezialist verleihe ich den Bits und Bytes bei Beta Systems ein Gefühl. Bisher half ich Unternehmen im Aufbau von Channel- und Inbound Marketing sowie der Umsetzung von Go-to-Market Strategien.

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